La Compagnie Pétrolière Impériale Ltée a annoncé aujourd’hui que la prochaine assemblée annuelle des actionnaires, qui aura lieu le 1er mai 2020 à 10 h 30 (HAR), sera entièrement virtuelle. Les actionnaires peuvent assister et participer à la réunion en ligne par l’entremise d’une webémission audio diffusée en direct, mais ne pourront pas y assister en personne.

La décision de tenir une assemblée strictement virtuelle est en réponse aux risques associés à la pandémie de la COVID-19 et reflète l’engagement de L’Impériale envers la santé et le bien-être de ses actionnaires, ses dirigeants, ses employés et autres intervenants. La tenue d’une assemblée virtuelle s’inscrit dans le cadre des efforts déployés par L’Impériale pour limiter la propagation de la COVID-19 au sein de la collectivité, tout en garantissant la possibilité pour les actionnaires d’assister à l’assemblée, de communiquer et d’exercer leurs droits.

Notez que le calendrier et la procédure de vote par procuration demeurent tels que décrits dans la circulaire de sollicitation de procurations par la direction datée du 13 mars 2020 (la « circulaire de sollicitation de procurations »). Seuls les actionnaires inscrits à la date de clôture des registres (le 5 mars 2020) et les mandataires en règle peuvent assister à l’assemblée. Nous rappelons aux actionnaires que les formulaires de procuration dûment remplis doivent être reçus pas plus tard que 17 h (HNE) le mercredi 29 avril 2020 (ou, dans le cas des actionnaires non inscrits, à une date antérieure prévue par leurs intermédiaires).

Les actionnaires peuvent accéder à l’assemblée en ouvrant une session en ligne à https://web.lumiagm.com/143986011. Vous trouverez de plus amples détails sur la façon d’inscrire les mandataires et d’ouvrir une session pour participer et voter à l’assemblée dans la pièce jointe s’intitulant « Logistique détaillée ».

Les actionnaires inscrits (qui n’ont pas désigné un mandataire) peuvent assister à l’assemblée, poser des questions et voter en toute sécurité en temps réel. Pour accéder à l’assemblée, cliquez sur « I have a Control Number » (J’ai un numéro de contrôle) et saisissez le numéro de contrôle figurant sur votre formulaire de procuration, suivi du mot de passe « imperial2020 » (sensible à la casse).

Tous les mandataires dûment autorisés des actionnaires inscrits et non inscrits (propriétaires bénéficiaires d’actions) peuvent assister à l’assemblée, poser des questions et voter en toute sécurité en temps réel. Si vous êtes un actionnaire non inscrit (propriétaire bénéficiaire d’actions) et que vous voulez assister à l’assemblée et exercer vos droits, vous devez d’abord vous nommer vous-même à titre de mandataire. Tous les mandataires, qu’ils soient nommés par des actionnaires inscrits ou non inscrits, doivent communiquer avec l’agent de transfert d’actions de la compagnie, la Société de fiducie AST (Canada) (« AST »), avant 17 h (HNE) le 29 avril 2020 pour recevoir un numéro de contrôle propre à l’assemblée. Pour accéder à l’assemblée, cliquez sur « I have a Control Number » (J’ai un numéro de contrôle) et saisissez le numéro de contrôle qu’AST vous aura fourni, suivi du mot de passe « imperial2020 » (sensible à la casse).

Les actionnaires non inscrits qui n’ont pas nommé un mandataire en bonne et due forme peuvent s’inscrire à l’assemblée en tant qu’invités. Les invités peuvent écouter la webémission audio diffusée en direct, mais ne peuvent pas communiquer ni voter. Pour accéder à l’assemblée, cliquez sur « I am a Guest » (Je suis un invité) et remplissez l’information sur l’inscription exigée.

La compagnie encourage tous les actionnaires à participer à l’assemblée annuelle virtuelle. S’il vous est impossible d’assister à l’assemblée, vous pouvez retourner le formulaire de procuration ou le formulaire d’information sur l’exercice du droit de vote qui vous aura été fourni antérieurement dans les délais indiqués afin que votre vote soit compté à l’assemblée. Les actionnaires peuvent aussi soumettre des questions avant l’assemblée en envoyant un courriel à investor.relations@esso.ca ou en choisissant une des options énoncées dans la circulaire de sollicitation de procurations.

Les actionnaires qui assistent à l’assemblée ont besoin d’une connexion Internet tout au long de l’assemblée et doivent se conformer à toutes les exigences énoncées dans la circulaire de sollicitation de procurations et dans la pièce jointe « Logistique détaillée ». L’Impériale publiera d’autres informations et toute mise à jour nécessaire au sujet de l’assemblée annuelle sur son site Web à www.imperialoil.ca/fr-CA/Investors/Investor-relations. Si vous éprouvez des problèmes techniques le jour de la tenue de l’assemblée, veuillez contacter AST au 1 866 751-6315 (sans frais au Canada et aux É.-U.) ou au 1 212 235-5754 (en dehors du Canada et des É.-U.).

L’Impériale souhaite profiter de cette occasion pour reconnaître le travail des personnes qui sont sur la ligne de front de la COVID-19, plus particulièrement les intervenants de la santé au pays et tous ceux et celles qui soutiennent les services essentiels durant cette période.

Logistique détaillée

La circulaire de sollicitation de procurations de L’Impériale a été remise aux actionnaires par voie de notification et d’accès, est disponible sur SEDAR à l’adresse www.sedar.com et a été affichée sur le site Web de la compagnie à l’adresse www.imperialoil.ca/fr-CA/Investors/Shareholders/Annual-meetings. Notez que le calendrier et la procédure de vote par procuration demeurent tels que décrits dans la circulaire de sollicitation de procurations et que les actionnaires peuvent encore voter en soumettant leur formulaire de procuration ou le formulaire d’information sur l’exercice du droit de vote tel que décrit dans les formulaires et la circulaire de sollicitation de procurations. La circulaire de sollicitation de procurations, le formulaire de procuration et le formulaire d’information sur l’exercice du droit de vote ne seront pas mis à jour pour refléter le fait qu’il s’agira d’une assemblée strictement virtuelle.

Seuls les actionnaires inscrits à la date de clôture des registres (le 5 mars 2020) et les mandataires en règle peuvent assister à l’assemblée. Nous rappelons aux actionnaires que les formulaires de procuration dûment remplis doivent être reçus pas plus tard que 17 h (HNE) le mercredi 29 avril 2020 (ou, dans le cas des actionnaires non inscrits, à une date antérieure prévue par leurs intermédiaires).

Qui peut assister à l’assemblée Les actionnaires inscrits (qui n’ont pas désigné un mandataire) et les mandataires dûment autorisés des actionnaires inscrits et non inscrits (propriétaires bénéficiaires d’actions) pourront assister à l’assemblée, voter et poser des questions en temps réel, dès lors qu’ils sont connectés à Internet. Les actionnaires non inscrits qui ne se sont pas nommés eux-mêmes à titre de mandataires pourront assister à l’assemblée à titre d’invités, mais ne pourront pas voter ni poser des questions lors de l’assemblée. La raison pour cela c’est que la compagnie et son agent de transfert d’actions, AST, ne possèdent pas de registre des actionnaires non inscrits et ne peuvent pas savoir combien d’actions vous détenez ou si vous êtes habilité à voter, à moins que vous vous soyez nommé vous-même à titre de mandataire.

Les actionnaires qui souhaitent désigner un mandataire pour assister à l’assemblée (autres que les candidats de la direction désignés dans le formulaire de procuration ou le formulaire d’information sur l’exercice du droit de vote) doivent suivre attentivement les instructions énoncées dans la circulaire de sollicitation de procurations et dans le formulaire de procuration ou le formulaire d’information sur l’exercice du droit de vote. Il est essentiel que vous vous conformiez aux directives portant sur la signature et le renvoi des formulaires indiquées sur le formulaire ou par votre intermédiaire. De plus, après avoir soumis le formulaire de procuration ou le formulaire d’information sur l’exercice du droit de vote, le mandataire doit s’inscrire auprès de l’agent de transfert d’actions de L’Impériale, la Société de fiducie AST (Canada) (« AST »), pour recevoir un numéro de contrôle propre à l’assemblée. S’il néglige de le faire, le mandataire ne pourra assister à l’assemblée qu’en tant qu’invité, et ne pourra pas voter ni poser des questions. Voir « Comment procéder pour désigner et inscrire un mandataire » ci-dessous pour plus d’information.

Comment procéder pour désigner et inscrire un mandataire Les actionnaires qui souhaitent désigner un mandataire pour assister à l’assemblée doivent nommer cette personne à titre de mandataire ET l’inscrire auprès d’AST pour recevoir un numéro de contrôle propre à l’assemblée. Cela s’applique tant aux actionnaires inscrits qui ont dûment désigné une autre personne en tant que mandataire qu’aux actionnaires non inscrits (propriétaires bénéficiaires d’actions) qui se sont nommés eux-mêmes en bonne et due forme en tant que mandataires ou qui ont nommé une autre personne à titre de mandataire. Les actionnaires inscrits qui souhaitent assister à l’assemblée eux-mêmes n’ont pas besoin d’inscrire un mandataire, et peuvent utiliser le numéro de contrôle apparaissant sur le formulaire de procuration.

L’inscription du mandataire est une étape supplémentaire qui doit être effectuée APRÈS avoir soumis votre formulaire de procuration ou votre formulaire d’information sur l’exercice du droit de vote. Si vous négligez d’inscrire le mandataire, ce dernier ne recevra pas le numéro de contrôle qui est requis pour pouvoir voter et poser des questions lors de l’assemblée; il ne pourrait qu’y assister en tant qu’invité.

  • Étape 1 : Soumettre le formulaire de procuration ou le formulaire d’information sur l’exercice du droit de vote.

Pour nommer une tierce personne comme mandataire, insérez le nom de la personne dans l’espace en blanc prévu à cette fin sur le formulaire de procuration ou le formulaire d’information sur l’exercice du droit de vote et suivez les directives pour transmettre le formulaire. Cette étape doit être exécutée avant l’inscription du mandataire à l’étape 2.

Si vous êtes un actionnaire non inscrit et que vous voulez participer et voter à l’assemblée, vous devez vous nommer vous-même à titre de mandataire ET vous inscrire vous-même en tant que mandataire à l’étape 2. Pour vous nommer vous-même à titre de mandataire, insérez votre propre nom dans l’espace prévu sur le formulaire d’information sur l’exercice du droit de vote et suivez toutes les directives applicables que vous fournira votre intermédiaire.

  • Étape 2 : Inscription du mandataire.

Le mandataire doit contacter l’AST au 866 751-6315 (en Amérique du Nord) ou au 212 235-5754 avant 17 h (HNE) le mercredi 29 avril 2020 (ou, dans le cas des actionnaires non inscrits, à une date antérieure prévue par leurs intermédiaires). Le mandataire fournira ses coordonnées à la société AST afin qu’elle puisse lui remettre un numéro de contrôle propre à l’assemblée. AST fournira un numéro de contrôle au mandataire par courriel une fois que le délai pour le vote par procuration sera passé. Sans un numéro de contrôle, les mandataires ne pourront pas voter à l’assemblée et ne pourront qu’y participer en tant qu’invités.

Il convient de noter que si l’assemblée est ajournée ou reportée, le mandataire devra contacter AST pas moins de deux jours (excluant les samedis, les dimanches et les jours fériés) avant la date et l’heure de la réunion ajournée ou reportée.

Comment assister à l’assemblée Pour assister à l’assemblée en tant qu’actionnaire, vous devez suivre les étapes suivantes le jour de l’assemblée :

  • Étape 1 : Ouvrez une session en ligne à https://web.lumiagm.com/143986011.
  • Étape 2 : Suivez ces instructions.
    • Actionnaires inscrits :
      • Cliquez sur « I have a Control Number » (J’ai un numéro de contrôle)
      • Entrez le numéro de contrôle se trouvant sur votre formulaire de procuration
      • Entrez le mot de passe « imperial2020 » (sensible à la casse)
    • Mandataires dûment autorisés d’actionnaires inscrits et non inscrits :
      • Cliquez sur « I have a Control Number » (J’ai un numéro de contrôle)
      • Entrez le numéro de contrôle propre à l’assemblée qui vous a été fourni une fois que vous vous êtes inscrits auprès d’AST, suivez les étapes sous « Comment procéder pour désigner et inscrire un mandataire »
      • Entrez le mot de passe « imperial2020 » (sensible à la casse)
    • Invités :
      • Cliquez sur « I am a Guest » (Je suis un invité)
      • Remplissez le formulaire en ligne

En ce qui concerne les actionnaires qui sont habilités à voter à l’assemblée, en ouvrant une session à l’assemblée virtuelle et en acceptant les présentes modalités vous révoquez toutes les procurations antérieures. Cependant, vous aurez la possibilité de voter par voie de scrutin secret concernant toute question proposée à l’assemblée (voir « Comment procéder pour voter à l’assemblée » ci-dessous). Si vous ne voulez pas révoquer toutes les procurations antérieures, n’acceptez pas les présentes modalités et participez à l’assemblée à titre d’invité seulement.

Il vous incombe d’assurer la connectivité à Internet pour toute la durée de l’assemblée afin de pouvoir voter lorsque le scrutin commencera. Vous devez prévoir suffisamment de temps pour ouvrir une session en ligne à l’assemblée avant qu’elle ne commence, et nous vous conseillons d’ouvrir la session au moins une heure avant le début de l’assemblée.

Comment procéder pour voter à l’assemblée Vous pouvez procéder de deux façons pour exercer votre droit de vote rattaché à vos actions :

  • En soumettant votre formulaire de procuration ou votre formulaire d’information pour l’exercice du droit de vote avant la réunion, conformément aux instructions fournies dans la circulaire de sollicitation de procurations et sur le formulaire même; ou
  • Pour ce qui est des actionnaires et des mandataires dûment autorisés qui sont habilités à voter à l’assemblée, en votant par voie de scrutin secret au cours de l’assemblée par l’entremise de la plateforme de diffusion en direct sur le Web. Une fois que vous aurez ouvert une session à l’assemblée virtuelle, vous recevrez automatiquement les bulletins de vote vous permettant d’exercer votre droit de vote.

Veuillez noter que le fait que l’assemblée soit strictement virtuelle ne change rien à la possibilité de voter avant l’assemblée et, en fait, L’Impériale encourage les actionnaires à le faire.

Les invités (y compris les actionnaires non inscrits qui ne se sont pas nommés eux-mêmes à titre de mandataires ou qui n’ont pas nommé une tierce personne comme mandataire) peuvent ouvrir une session à l’assemblée et écouter la webémission audio diffusée en direct, mais ils ne peuvent pas voter ni poser des questions durant l’assemblée.

Actionnaires non inscrits (propriétaires bénéficiaires d’actions) américains Si vous êtes actionnaire non inscrit aux États-Unis, vous devez d’abord obtenir un formulaire de procuration légale valide de votre intermédiaire afin de pouvoir assister et voter à l’assemblée. Vous devez ensuite soumettre cette procuration légale à la Société de fiducie AST (Canada), à l’attention de : Service des procurations :

  • par courriel à proxyvote@ast.com
  • par télécopieur à 1 866 781-3111 (sans frais au Canada et aux É.-U.) ou 1 416 368-2502 (en dehors du Canada et des É.-U.)

Les envois doivent porter la mention « Procuration légale » et être reçus au plus tard à la date limite pour voter, soit le mercredi 29 avril 2020, à 17 h (HNE). Pour voter à l’assemblée, tout actionnaire non inscrit ou son mandataire dûment autorisé doit s’inscrire auprès d’AST et recevoir un numéro de contrôle propre à l’assemblée en suivant l’étape 2 sous « Comment procéder pour désigner et inscrire un mandataire ». Sans ce numéro de contrôle, les mandataires ne pourront pas voter à l’assemblée, mais pourront y assister en tant qu’invités.

Renseignements supplémentaires Davantage d’informations sur l’assemblée annuelle, incluant l’ordre du jour, les règles de conduite et toute mise à jour pertinente[, incluant les coordonnées d’une personne-ressource en cas de problème technique,] seront affichées sur le site Web de la compagnie à l’adresse www.imperialoil.ca. Si vous éprouvez des problèmes techniques le jour de la tenue de l’assemblée, veuillez contacter AST au 1 866 751-6315 (sans frais au Canada et aux É.-U.) ou au 1 212 235-5754 (en dehors du Canada et des É.-U.).

Si vous avez des questions concernant votre qualité d’actionnaire, la présentation des formulaires, la date limite pour voter ou toute autre question liée aux procurations, veuillez consulter la circulation de sollicitation de procurations ou communiquer avec l’agent de transfert d’actions de L’Impériale, la Société de fiducie AST (Canada) :

  • par la poste : C.P. 700, succursale B, Montréal (Québec) H3B 3K3
  • par téléphone : à partir du Canada et des États-Unis, en composant le 1 800-387-0825 ou, à partir de la région de Toronto ou d’un autre pays, le 416 682-3860
  • par télécopieur : 1 888 249-6189 ou 514 985-8843
  • par courriel : inquiries@astfinancial.com
  • en ligne : www.astfinancial.com/ca-fr

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