CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE 2022 D’IBA SA
CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
ORDINAIRE 2022 D’IBA SA
- - MERCREDI 8 JUIN 2022 À 10H00 -
-
Cher Actionnaire,
Nous avons l’honneur de vous convoquer à
l’Assemblée Générale Ordinaire
(l’« AGO ») des actionnaires d’IBA qui
se tiendra le mercredi 8 juin 2022 à 10h00, pour
délibérer sur l’ordre du jour détaillé ci-joint.
L’Assemblée Générale sera organisée à la fois en
présentiel et de manière digitale. Les actionnaires qui le
souhaitent pourront donc participer physiquement à l’Assemblée
Générale. Alternativement, ceux qui le souhaitent pourront exercer
leurs droits soit en accordant une procuration soit en participant
et en votant en direct et de manière interactive à l’Assemblée
Générale. La société continue de suivre de près les évolutions
relatives aux mesures sanitaires et informera les actionnaires, par
communiqué et sur son site internet, de toute évolution qui
impacterait les modalités de tenue de l’Assemblée Générale (et qui
pourrait être communiquée en temps utile).
Les actionnaires sont fortement invités à
voter et renvoyer leur formulaire de procuration
préalablement à l’AGO afin de faciliter le
dépouillement des votes.
Toutes les procurations, contenant le sens du
vote de l’actionnaire pour chaque point à l’ordre du jour, seront
adressées exclusivement au Président de l’assemblée générale.
Vous trouverez l’ensemble des formalités de
participation à l’AGO ainsi que les formulaires utiles en annexe à
la présente convocation ainsi que sur notre site internet
(https://iba-worldwide.com/), sur la page Investor relations >
Legal informations > Shareholders’ meetings.
Pour toute question concernant la présente
convocation, nous vous invitons à adresser un e-mail à
shareholderrelations@iba-group.com.
Veuillez croire, cher Actionnaire, en nos plus
sincères salutations.
________________________________Saint-Denis
SAPrésident du Conseil d’administration(Représentant
permanent : M. P. Mottet)
_______________
ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
ORDINAIRE D’IBA SA DU MERCREDI 8 JUIN 2022 À 10H00
- Présentation et prise d’acte des comptes annuels et comptes
consolidés arrêtés au 31 décembre 2021.
Ce point ne requiert pas de prise de décision et
ne sera donc pas mis au vote.
- Présentation et prise d’acte du rapport de gestion
sur les comptes annuels et comptes consolidés arrêtés au 31
décembre 2021.
Ce point ne requiert pas de prise de décision et
ne sera donc pas mis au vote.
- Présentation et prise d’acte du rapport du
commissaire sur les comptes annuels et consolidés arrêtés au 31
décembre 2021.
Ce point ne requiert pas de prise de décision et
ne sera donc pas mis au vote.
- Approbation des comptes annuels et consolidés arrêtés
au 31 décembre 2021.
Proposition de décision:Approbation.
- Approbation de l’affectation du résultat telle que
proposée par le conseil d’administration, à savoir :
- Affectation à la réserve légale : non applicable étant donné
que l’exercice 2021 se clôture par une perte de l’exercice.
- Distribution d’un dividende, conformément à la politique de la
Société en matière de dividende. Dividende proposé : 0,19 EUR
par action (soit approximativement 5.597.917,56€ au total) ;
- Affectation aux autres réserves (à savoir, réserve pour actions
propres) à concurrence d’un montant de 10.941.748,94 EUR ;
et
- Report du solde à l’exercice suivant, soit un bénéfice à
reporter de 145.327.682,85 EUR.
Proposition de décision :Approbation.
- Approbation du rapport de rémunération relatif à
l’exercice social clôturé le 31 décembre 2021.
Proposition de décision :Approbation.
- Décharge à chaque administrateur pour
l’accomplissement de son mandat au cours de l’exercice social
2021.
Proposition de décision :Approbation.
- Décharge au commissaire pour l’accomplissement de son
mandat au cours de l’exercice social 2021.
Proposition de décision :Approbation.
- Renouvellement du mandat de deux administrateurs,
étant :
- Mme. Prof. Hedvig Hricak, Administrateur Indépendant
- Saint-Denis SA, représentée par son représentant permanent, M.
Pierre Mottet, Administrateur Interne
Leur mandat est renouvelé pour un terme de trois
ans, expirant à l’assemblée générale ordinaire qui sera convoquée
en 2025. Leur mandat sera rémunéré conformément à la politique de
rémunération de la Société.
Proposition de décisions :
- Mme. Prof. Hedvig Hricak, Administrateur Indépendant
Approbation
- Saint-Denis SA, représentée par son représentant permanent, M.
Pierre Mottet, Administrateur Interne
Approbation
- Pouvoirs aux fins d’exécuter les décisions qui
précèdent, en ce compris la rédaction, la signature et le dépôt de
tout document auprès de toute autorité ou administration
compétente
Proposition de décision :Approbation de l’octroi
de tous pouvoirs à chaque administrateur ainsi qu’à M. Christian
Matton, Mme Valérie Van Impe et Mme Sophie Allart, chacun avec
pouvoir d’agir individuellement et de subdéléguer, aux fins de
mettre en œuvre les décisions qui précèdent, en ce compris la
rédaction, la signature et le dépôt de tout document auprès de
toute autorité ou administration compétente (en ce compris les
formalités de publication).
FORMALITÉS D’ADMISSION ET DE
PARTICIPATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE D’IBA SA DU MERCREDI
8 JUIN 2022 À 10H00
1.
Deux conditions d’admission à l’AGO : enregistrement des actions
(« record date » ou « date d’enregistrement »)
et notification de participation
Seules les personnes qui remplissent les
deux conditions reprises sous les points (A) et
(B) ci-dessous auront le droit de participer à
l’AGO, à savoir :
-
- L’enregistrement, par l’actionnaire, de ses
actions en son nom (c’est-à-dire, la preuve qu’il est titulaire du
nombre d'actions pour lesquelles il entend prendre part au vote),
au plus tard le 14ème jour qui précède l’AGO, soit le
mercredi 25 mai 2022 à minuit (la
« Date d'Enregistrement »). Cet
enregistrement se réalise comme suit:
- Pour les actions dématérialisées : l’enregistrement des actions
dématérialisées sera constaté par leur inscription au nom de
l’actionnaire à la Date d'Enregistrement dans les comptes d'un
teneur de comptes agréé ou d'un organisme de liquidation. Les
titulaires d’actions dématérialisées recevront, de la part du
teneur de comptes agréé ou de l’organisme de liquidation, une
attestation certifiant le nombre d’actions dématérialisées
inscrites au nom de l’actionnaire à la Date d'Enregistrement. Ils
sont invités à demander à leur institution financière de notifier
directement à Euroclear Belgium, au plus tard à la Date
d’Enregistrement, leur intention de prendre part au vote à l’AGO
pour tel nombre d’actions.
- Pour les actions nominatives : l’enregistrement des actions
nominatives sera constaté par leur inscription au nom de
l’actionnaire à la Date d'Enregistrement dans le registre des
actions nominatives de la Société.
et
-
- La notification, par l’actionnaire,
de son intention de participer à l'AGO et du
nombre d’actions pour lesquelles il entend prendre part au vote, au
plus tard le 6ème jour qui précède l’AGO, soit le jeudi
2 juin 2022 à 16 heures.
- Pour les actions dématérialisées : cette notification et
l’attestation d’enregistrement des actions (voir point (A)(i)
ci-dessus) doivent être communiquées à Euroclear Belgium par e-mail
(ebe.issuer@euroclear.com).
- Pour les actions nominatives : l’actionnaire doit notifier son
intention de participer à l’AGO au département juridique d’IBA par
email (shareholderrelations@iba-group.com). Les
actionnaires qui renvoient leur formulaire de procuration ou
formulaire de vote par correspondance sont dispensés de cette
formalité.
2.
Inscription de points à l’ordre du jour de l’AGO
Un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble
au moins 3% du capital d’IBA peuvent demander l'inscription de
sujets à traiter à l'ordre du jour de l’AGO, ainsi que déposer des
propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits
ou à inscrire à l'ordre du jour, moyennant le respect du prescrit
de l'article 7:130 du Code des sociétés et des associations (le
« CSA »).
Le ou les actionnaires qui exercent ce droit
doivent, pour que leur demande soit prise en compte, satisfaire aux
deux conditions suivantes :
-
- prouver qu'ils détiennent le pourcentage de détention requis
(soit 3%) à la date de leur demande (soit par un certificat
constatant l'inscription des actions correspondantes dans le
registre des actions nominatives de la Société, soit par une
attestation, établie par le teneur de comptes agréé ou l'organisme
de liquidation, certifiant l'inscription en compte, à leur nom, du
nombre d'actions dématérialisées correspondantes) ;
et
- encore être actionnaire à hauteur de 3% du capital de la
Société à la Date d’Enregistrement.
Ces demandes, accompagnées de la preuve de
détention de la participation requise et, en fonction des cas, du
texte des sujets à traiter et des propositions de décision connexes
ou des propositions de décision concernant certains sujets déjà
inscrits à l'ordre du jour, doivent parvenir au plus tard le 22ème
jour qui précède l’AGO, soit le mardi 17 mai 2022,
au département juridique d’IBA
(shareholderrelations@iba-group.com). Ces demandes doivent indiquer
l'adresse électronique à laquelle IBA transmettra l'accusé de
réception de ces demandes dans le délai légal (qui est actuellement
de 48 heures à compter de cette réception).
Le cas échéant, la Société publiera,
conformément à l'article 7:130, §3, du CSA, un ordre du jour
complété et un formulaire ad hoc de procuration mis à jour au plus
tard le mardi 24 mai 2022.
Les procurations qui auraient été notifiés à la
Société antérieurement à la publication d'un ordre du jour modifié
conformément à l'article 7:130 du CSA resteront valables pour les
points de l'ordre du jour que ces procurations couvrent. Toutefois,
pour les sujets de l'ordre du jour qui feraient l'objet de
nouvelles propositions de décision, le mandataire peut, en
assemblée, s'écarter des éventuelles instructions données par son
mandant si l'exécution de ces instructions risque de compromettre
les intérêts de son mandant. Il doit en informer son mandant. La
procuration indique à cet égard si le mandataire est autorisé à
voter sur les nouveaux sujets à traiter inscrits à l'ordre du
jour.
3.
Procurations
Chaque actionnaire peut voter par procuration
avant l’AGO qui, pour rappel, sera tenue également par
vidéo-conférence. Nous vous recommandons vivement
d’utiliser ce moyen de vote afin de faciliter le dépouillement des
votes.
Les procurations sont mises à disposition des
actionnaires sur notre site internet (https://iba-worldwide.com/),
sur la page Investor relations > Legal informations >
Shareholders’ meetings.
Les procurations dûment complétées (pour chaque
point à l’ordre du jour) et signées doivent parvenir à la Société
(shareholderrelations@iba-group.com) au plus tard le 6ème jour qui
précède l’AGO, soit le jeudi 2 juin 2022 à 16
heures.
Le mandataire unique des procurations est la
société anonyme Saint-Denis, en sa qualité d’administrateur,
Président du Conseil d’administration et de l’Assemblée
générale.
L'actionnaire qui se fait représenter par
procuration ne doit pas oublier d’enregistrer ses actions (voir
point 1(A) ci-dessus).
4.
Questions des actionnaires en lien avec l’ordre du jour
Les administrateurs et le commissaire répondront
aux éventuelles questions des actionnaires, conformément à
l’article 7:139 du CSA, dans la mesure où ces questions portent sur
les points de l'ordre du jour et où la communication de données ou
de faits n'est pas de nature à porter préjudice aux intérêts
stratégiques de la Société ou aux engagements de confidentialité
souscrits par celle-ci, ses administrateurs ou son commissaire, et
pour autant que les actionnaires auteurs des questions aient
satisfait aux formalités d'admission à l’AGO détaillées au point
1(A) et (B) ci-dessus.
Ces questions devront être formulées par écrit
et parvenir au département juridique de la Société
(shareholderrelations@iba-group.com) au plus tard le 6ème jour qui
précède l’AGO, soit le jeudi 2 juin 2022 à 16
heures.
5.
Documents mis à disposition
Tous les documents relatifs à l’AGO que la loi
requiert de mettre à la disposition des actionnaires sont
consultables sur notre site internet (https://iba-worldwide.com/),
sur la page Investor relations > Legal informations >
Shareholders’ meetings, à partir de ce vendredi 6 mai
2022.
6.
Actions et droits de vote en circulation
A la date de la présente convocation, le nombre
total d'actions en circulation est de, le nombre total de droits de
vote en circulation est de 38.339.545 et les actions ne sont pas
divisées en classes au sens de l’article 7:155 du CSA.
7.
Modalités pratiques de participation à l’AGO tenue par
vidéo-conférence
Pour assister à la vidéo-conférence, voici les
modalités techniques d’enregistrement :
- envoyez un email à shareholderrelations@iba-group.com en
notifiant l’adresse email à laquelle vous souhaitez recevoir
l’invitation à la vidéoconférence ;
- vous recevrez ensuite un email d’invitation à la
vidéoconférence à l’adresse email que vous aurez indiquée ;
- vous devrez répondre au lien qui vous sera envoyé
(préenregistrement obligatoire) ;
- vous pourrez participer à la vidéoconférence au moyen du lien
« Teams » qui vous sera ensuite envoyé par email à cette
même adresse.
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- IBA - General Meeting 20210609 - Remuneration Policy - EN
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- IBA - AGO 08.06.2022-Convocations - 20220503
- IBA - AGO 08.06.2022-Formulaire vote par correspondance -
20220503
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